企業(yè)在制定流程文件的時(shí)候，朗歐企管一直強(qiáng)調(diào)一個(gè)原則：流程文件要研討，在討論階段合理性大于權(quán)威性，在執(zhí)行階段權(quán)威性大于合理性！
跟誰(shuí)研討？有些企業(yè)從來(lái)就沒(méi)有開(kāi)會(huì)的習(xí)慣，如何才能推動(dòng)開(kāi)會(huì)---研討---制定流程？
在朗歐企管大講壇的QQ交流群里面有學(xué)員提了這么個(gè)問(wèn)題：“我們從不開(kāi)會(huì)，作為中層，如何才能推動(dòng)開(kāi)會(huì)---研討---制定流程？”據(jù)了解，該企業(yè)平時(shí)通過(guò)電話、QQ溝通，企業(yè)有個(gè)部門(mén)經(jīng)理有要求一個(gè)月或者2周開(kāi)會(huì)議，但是一直沒(méi)有實(shí)行下去。最后導(dǎo)致，出了問(wèn)題互相扯皮，問(wèn)題一直得不到解決的。為此，朗歐企管創(chuàng)始人張應(yīng)春老師作出了獨(dú)特的見(jiàn)解：
首先：我們要改變一個(gè)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，即很多會(huì)議性質(zhì)我們沒(méi)有弄清楚，其實(shí)會(huì)議可以分為研討性質(zhì)的會(huì)議和確認(rèn)性質(zhì)的會(huì)議，比如像流程標(biāo)準(zhǔn)的制定前期的研討就屬于研討性質(zhì)的會(huì)議，在這種會(huì)議上大家可以各抒己見(jiàn)；而確認(rèn)性質(zhì)的會(huì)議，例如周例會(huì)，品質(zhì)例會(huì)等等，在這種會(huì)議上就要有確確的議程、發(fā)主順序，時(shí)間等都要有明確的規(guī)定！
其次：就是我們?cè)陂_(kāi)會(huì)的時(shí)候，不能夠?qū)?huì)議理解成一個(gè)講問(wèn)題的場(chǎng)所，更多的是一個(gè)確認(rèn)責(zé)任與義務(wù)的公開(kāi)場(chǎng)合，要想開(kāi)好一個(gè)會(huì)議，其實(shí)80%的工作是在會(huì)議前進(jìn)行的，20%在會(huì)中控制。
下面就如何做一些會(huì)前的準(zhǔn)備工作，提出一些建議給到大家，因?yàn)槲覀冏鲎稍兠考移髽I(yè)都要開(kāi)會(huì)，我們老師也主持了很多會(huì)議，經(jīng)驗(yàn)小結(jié)，希望對(duì)大家有幫助！
1.會(huì)前要確定會(huì)議主題，明確會(huì)議的內(nèi)容，只有明確了會(huì)議主題，核心內(nèi)容，才能夠確定在這一塊的具體核心人員有哪些要參加，誰(shuí)來(lái)主持，哪位高層“坐陣”；
2.在開(kāi)會(huì)前要將所需要展示的資料進(jìn)行收集，例如召開(kāi)公司層面的周工作匯報(bào)會(huì)的話，那各個(gè)部門(mén)就要做一個(gè)PPT，將上一周的各項(xiàng)目關(guān)鍵指標(biāo)情況、達(dá)成情況、異常情況進(jìn)行通報(bào)。還要包括下周重點(diǎn)工作計(jì)劃，以及上周沒(méi)有達(dá)成的原因分析和行動(dòng)措施，且行動(dòng)作措施一定要是可操作性的，必須具備：誰(shuí)（責(zé)任人）什么時(shí)間（具體完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)）做什么動(dòng)作（具體事項(xiàng)）。在會(huì)議上一定得避免假大空的話！
3.制定明確的會(huì)議議程，確定明確的發(fā)言順序及發(fā)言時(shí)間，我們朗歐老師在企業(yè)里面組織召開(kāi)會(huì)議，都有人進(jìn)行每人發(fā)言時(shí)間的記錄的，誰(shuí)超時(shí)就要按照會(huì)議管理制度來(lái)進(jìn)行究責(zé)，其實(shí)都是一些原先的習(xí)慣而已，前期很痛苦，但一兩個(gè)月后效率會(huì)很高！
4.會(huì)議主持人要事先了解各部門(mén)的匯報(bào)內(nèi)容，做到心中有數(shù)，這樣在會(huì)議上才能有針對(duì)性的進(jìn)行總結(jié)、點(diǎn)評(píng)、究責(zé)、布置任務(wù)，下達(dá)決議等！
5.會(huì)議時(shí)間要明確，其實(shí)每家企業(yè)都應(yīng)當(dāng)將本公司的會(huì)議制定一個(gè)例會(huì)一覽表，每周哪幾天固定的召開(kāi)什么樣的會(huì)議，如果是例會(huì)，就不用每次都另行通知，如果是臨時(shí)性的會(huì)議，那么就要提前進(jìn)行通知！
6.每次同類型會(huì)議開(kāi)始之前一定得將上次會(huì)議形成的會(huì)議決議的完成情況進(jìn)行通報(bào)，避免大家開(kāi)會(huì)說(shuō)完了不執(zhí)行決議，議而不行的問(wèn)題，如果上周決議沒(méi)有執(zhí)行，還要進(jìn)行糾責(zé)！這樣形成一個(gè)事情－－會(huì)議－－追蹤－－－解決的一個(gè)閉環(huán)！
7.會(huì)議過(guò)程中嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，并且在會(huì)議過(guò)程中會(huì)議決議要找專人進(jìn)行記錄，會(huì)議決議一定要具體到誰(shuí)（責(zé)任人）什么時(shí)間（具體完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)）做什么動(dòng)作（具體事項(xiàng)），以便好抓執(zhí)行，我們?cè)诙Q議的時(shí)候就要考慮到這條決議執(zhí)不執(zhí)行得了，如果執(zhí)行不了，寧可不定！??！
8.會(huì)后要對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行整理，將形成的決議，記錄打印出來(lái)，讓參會(huì)人員簽名確認(rèn)，避免大家以后又說(shuō)忘記了或者我沒(méi)說(shuō)過(guò)，沒(méi)答應(yīng)過(guò)這樣的話語(yǔ)來(lái)推托責(zé)任！
要講得還有很多很多，注意的還有很多，由于時(shí)間關(guān)系，今天就跟大家聊到這里，歡迎大家提問(wèn)題，我有時(shí)間就會(huì)跟大家進(jìn)行一些交流，就如何開(kāi)好一個(gè)會(huì)議來(lái)講，總結(jié)一句話：會(huì)前有準(zhǔn)備、會(huì)中要控制、會(huì)后要追蹤!
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